まず結論
顧客名や図面を入れる前に、社内で利用範囲を決める
AIサービスへ入力した情報が、どこへ保存され、誰が見られ、学習や品質改善に使われるかは、契約と設定によって変わります。確認できていない段階では、実際の書類や写真を入れません。
最初は公開済み資料、空の様式、架空の会社名や数値だけで試せます。使い方が固まってから、情報管理責任者が契約・設定・確認手順を見て、利用範囲を決めます。
この記事の分類は、建設カルテが初期検証を安全側で始めるために勧める目安です。法令上の一律禁止を示すものではなく、法人契約や管理設定、利用目的によって扱える範囲は変わります。
入力を止める
この5種類は、そのままAIへ入れない
AIサービスへの入力は、社内PCへのメモと同じではありません。契約や設定によっては、入力内容が提供会社側に保存されます。外部企業での処理や、共有リンク・連携機能から見られる可能性もあります。情報がどこへ渡るか分からない段階では、以下の5種類を止めます。
- 個人情報該当する情報氏名、住所、電話番号、メール、従業員名簿、健康情報、顔写真。なぜ危険か提供会社が入力内容を学習に使う契約では、本人の同意がない入力が個人情報保護法上の問題になる可能性があります。漏えいすれば、本人への説明や事故対応も必要です。
- 本人確認・認証・決済情報該当する情報マイナンバー、免許証、口座、カード、ID、パスワード。なぜ危険か一つ漏れるだけでも、なりすまし、アカウントの乗っ取り、不正送金や不正購入につながります。削除しても、保存済みの履歴や連携先から直ちに消えるとは限りません。
- 顧客・取引先の機密該当する情報顧客名、現場名、住所、契約金額、秘密保持契約の対象資料。なぜ危険か自社の情報ではないため、勝手に外部サービスへ渡せません。秘密保持契約や取引条件に反すれば、顧客への報告、信用低下、損害対応につながります。
- 未公開の入札・原価情報該当する情報未公開案件、見積原価、入札価格、最低受注価格、競争上の方針。なぜ危険か原価や入札方針は、会社の利益と受注判断そのものです。外部へ出れば価格交渉で不利になり、入札の公正さや発注者との信頼を損なうおそれがあります。
- 現場・施設の非公開情報該当する情報位置情報付き写真、非公開図面、資材置き場、入退室や防犯設備の詳細。なぜ危険か写真や図面の組み合わせから、侵入経路、資材の保管場所、防犯上の弱点を推測できます。窃盗や不正侵入だけでなく、施主や施設管理者への説明問題にもなります。
「社名を消したから安全」とは限りません。住所、工期、写真、金額の組み合わせから現場を推測できる場合があります。
社内で分ける
情報を4段階に分類する
- 公開・架空
- 官公庁の公開資料、自社が公表済みの文章、検証用の架空データ。最初はここだけを使います。
- 社内限定
- 社外非公開だが、個人情報、顧客機密、契約上の制限を含まない文書。利用可否を責任者が決めます。
- 機密・個人情報
- 顧客、従業員、原価、契約、現場図面など。一般向けAIサービスへ直接入力しません。
- 特に厳格な管理が必要
- 未公開入札、認証情報、健康や労務など特に慎重に扱う個人情報、重要施設の詳細。初期検証と一般向けAIへの入力対象から外します。
サービスを確認
契約と管理画面で見る5項目
同じサービス名でも、個人向けと法人向け、契約プラン、管理者設定でデータの扱いが異なる場合があります。公式の契約条件と管理画面を確認し、確認日を残します。
- 学習・二次利用入力と出力がモデル改善に使われるか。無効化設定が契約上適用されるか。
- 保存・削除入力、出力、ログの保存期間と削除方法。契約終了後の扱い。
- 保存場所・外部企業データが保存・処理される国と、サービス会社が処理を任せる外部企業。
- アクセス管理会社が管理する組織アカウント、パスワードに確認コードなどを加える多要素認証、権限、共有リンク、退職者の停止。
- 事故対応利用履歴の記録、管理者への通知、事故時の連絡窓口と対応手順。
安全に試す
実際の書類を使わず、4段階で検証する
- 空の様式を用意する。 会社名、現場名、金額、住所を含まないテンプレートを使います。
- 架空の入力を作る。 特定の現場を推測できない例文と数値を入れます。
- 誤りを記録する。 数値、日付、単位、固有名詞、必須項目に分けて点検します。
- 責任者が範囲を決める。 出力精度だけでなく、契約、情報分類、確認負担を含めて判断します。
出力後
業務を知る人が、必ず原本と照合する
AIの出力をそのまま現場指示、安全書類、見積、契約、入札、行政手続へ使いません。数値は原本と照合し、法令・技術・安全に関わる内容は責任者や有資格者が判断します。
「誰が」「どの資料で」「何を確認したか」を決めておくと、担当者が変わっても確認手順を維持できます。
誤って入力したら
停止、範囲確認、報告の順で対応する
- 利用を止める。 該当チャット、共有、連携処理を止め、追加の入力を防ぎます。
- 範囲を確認する。 入力した情報、時刻、利用者、サービス、共有先、出力の利用先を記録します。
- 記録して社内へ報告する。 証跡を残したうえで、社内の情報管理責任者へ報告します。
- 共有停止・削除を行う。 責任者の指示とサービスの条件に沿って対応します。画面上の削除が、提供会社側の即時消去を意味するとは限りません。
- 必要な通知を判断する。 契約と法令に沿い、関係者への通知や専門家への相談を決めます。
- 再発を防ぐ。 利用できる人、入力ルール、テンプレート、教育、会社名や氏名の置き換え方法を見直します。
次の準備
架空データで選んだ1業務を、安全な範囲で試す
まだ候補が決まっていなければ、最初にAIを導入する業務の決め方で架空データを使える1業務を選びます。候補が決まったら、この記事の情報分類と契約確認を行い、本当に仕事が楽になったかを見極める方法で少量から比べます。
確認した資料
個人情報とAI利用の公的資料
自社で利用する場合は、法令だけでなく、顧客との契約、秘密保持義務、利用するAIサービスの最新規約と管理設定を確認してください。